Anda mungkin menelepon bisnis, mendengar suara yang ramah, ditransfer dengan lancar, dan mungkin bahkan memesan janji temu. Semua ini tanpa menyadari bahwa Anda tidak berbicara dengan orang sungguhan. Interaksi yang dipoles dan bermanfaat itu? Itu kemungkinan didukung oleh resepsionis virtual.
Bagaimana cara kerjanya? Dalam posting ini, kita akan melihat bagaimana alat yang membuat layanan resepsionis virtual bekerja.
Sistem telepon berbasis cloud
Kami tidak berbicara tentang ponsel standar Anda atau lebih banyak telepon tradisional di sini. Sebaliknya, kami mencari suara yang lebih modern melalui protokol internet. Sistem ini lebih dari memungkinkan Anda untuk merutekan panggilan dengan murah, mereka menambahkan beberapa fitur berguna lainnya seperti mendukung SMS dan percakapan video dan terhubung ke aplikasi.
Anda dapat menggunakan platform berbasis AI ini untuk:
- Bangun Aliran Panggilan Kustom
- Tarik ID Penelepon atau Data Lokasi
- Lacak panggilan secara real time
Ini berarti bahwa sistem Anda mengidentifikasi siapa yang ada di telepon sebelum konsultan Anda berkata, “Halo.”
Respon Suara Interaktif (IVR)
Jika Anda pernah mendengar “Tekan 1 untuk Penjualan,” Anda telah menemukan sistem IVR. Sistem ini memandu penelepon dengan prompt yang direkam atau suara teks-ke-ucapan, membantu mereka menavigasi opsi sebelum ada yang mengambil.
Tapi IVR melampaui menu. Ini dapat mengumpulkan nama, nomor akun, atau info lainnya melalui input pidato atau keypad. Sistem canggih bahkan dapat mengubah apa yang Anda katakan menjadi teks dengan cepat, membuat semuanya terasa kurang robot dan lebih seperti percakapan cepat.
Setelah dikumpulkan apa yang dibutuhkan, sistem menyerahkan segalanya kepada agen hidup, atau menanganinya sendiri, jika bisa.
Sistem routing dan antrian panggilan
Tidak setiap panggilan membutuhkan respons yang sama. Routing pintar memutuskan ke mana harus mengirim setiap panggilan, anjak piutang pada waktu hari, jadwal tim, atau apa yang dibutuhkan penelepon.
Jika semua agen diikat, sistem dapat menahan penelepon dalam antrian, menawarkan voicemail, atau loop di tim cadangan. Bahkan dapat memprioritaskan panggilan tertentu, katakanlah, klien VIP atau masalah mendesak. Sementara itu, alat -alat seperti Call Whispering Let Supervisors memandu agen secara real time, tanpa mengganggu panggilan.
AI percakapan dan chatbots
Beberapa pertanyaan tidak membutuhkan seseorang di ujung yang lain. Sistem bertenaga AI dapat menangani FAQ, membuat janji buku, atau mengumpulkan info hanya dengan mengobrol dengan penelepon.
Asisten berbasis GPT membiarkan sistem ini memahami bahasa alami, mencari tahu, dan merespons dengan jawaban yang berguna dan terdengar manusia. Mereka cukup pintar untuk mengetahui kapan harus membantu dan kapan harus membawa orang sungguhan.
Mereka dapat mendukung tim Anda, memastikan transisi yang mulus antara a Layanan Resepsionis Virtual dan konsultan Anda.
Ketika interaksi dimulai melalui obrolan web atau aplikasi pesan, chatbots sering menyapa pelanggan terlebih dahulu. Dan ketika bot -bot itu memanfaatkan CRM Anda atau mengikuti aturan bisnis, mereka dapat merespons dengan cara yang benar -benar terasa pribadi.
Integrasi CRM dan Kalender
Agar resepsionis dapat membantu, mereka membutuhkan konteks. Di situlah integrasi CRM masuk. Platform seperti Salesforce, HubSpot, atau Zoho membiarkan sistem virtual menarik percakapan masa lalu, preferensi, atau di mana kesepakatan berdiri, tepat ketika panggilan masuk.
Informasi latar belakang inilah yang membuat percakapan mengalir dengan lancar. Sistem ini juga mencatat arahan atau tindak lanjut yang baru secara otomatis
Integrasi kalender sama pentingnya, dan mereka membuat pertemuan pemesanan dan mengirimkan konfirmasi jauh lebih sederhana.
Pengenalan ucapan dan teks-ke-kekuatan
AI membutuhkan telinga dan suara untuk berbicara di telepon. Di situlah pengenalan ucapan dan teks-ke-pidato (TTS) ikut berperan.
Pengenalan ucapan mengubah kata -kata yang diucapkan menjadi data terstruktur. Jadi ketika seseorang berkata, “Saya butuh bantuan dengan penagihan,” sistem mengerti. Di sisi lain, TTS memungkinkan sistem membalas dengan respons yang hidup dan diucapkan alih -alih monoton robot.
Google wicara-ke-teks, Amazon Polly, dan IBM Watson banyak dari teknologi ini, dan beberapa penyedia bahkan melatih model mereka sendiri untuk lebih memahami industri tertentu atau aksen regional.
Analitik dan pelaporan dasbor
Mengambil panggilan adalah satu hal, meningkatkan bagaimana panggilan itu ditangani adalah hal lain. Di situlah dasbor analitik masuk. Sebagian besar platform melacak hal -hal seperti:
- Volume panggilan dan panjang
- Resolusi panggilan pertama
- Panggilan dan voicemail yang tidak terjawab
- Waktu respons
- Kepuasan pelanggan
Wawasan ini membantu Anda melihat tren, memperbaiki titik yang lemah, dan menjaga kualitas layanan tetap tinggi. Beberapa platform bahkan menggunakan AI untuk menandai pola atau menyarankan alur kerja tweak sendiri.
Membungkus
Seorang resepsionis virtual bukan hanya satu fitur yang cerdas, itu adalah jumlah dari beberapa sistem yang bekerja secara harmonis. Panggilan dialihkan melalui cloud, IVR mengurutkan dasar -dasarnya, AI menangani apa yang bisa, dan agen hidup masuk ketika diperhitungkan, dengan bantuan dari CRM, kalender, dan data panggilan Anda.
Untuk tim kecil atau startup yang tumbuh cepat, ini adalah cara yang kuat untuk terdengar kancing tanpa mempekerjakan staf meja depan. Dan dari sudut pandang penelepon, rasanya seperti seseorang menjawab telepon dan tahu persis apa yang harus dilakukan. Itu keajaibannya.