Bisnis modern semakin menggunakan multi-geografi, multi-mata uang, dan kepatuhan multi-regulasi, dan mengelola data keuangan sama rumitnya seperti sebelumnya. Apakah Anda mengkonsolidasikan keuangan di ratusan anak perusahaan atau perlu mematuhi standar dan peraturan akuntansi, memiliki perangkat lunak konsolidasi keuangan yang hebat adalah suatu keharusan.
Tetapi ketika jumlah solusi di pasar tumbuh, keputusan mendasar tampak besar: Apakah bisnis Anda lebih baik menggunakan platform berbasis cloud atau versi tradisional di tempat?
Dalam posting ini, kami akan memeriksa setiap model penempatan, termasuk pro dan kontra mereka, dan membantu Anda membuat pilihan terbaik untuk bisnis Anda saat tumbuh dan berkembang.
Apa itu perangkat lunak konsolidasi keuangan?
Tujuan dan fungsi inti
Pada dasarnya, solusi perangkat lunak konsolidasi keuangan memungkinkan bisnis untuk memusatkan informasi keuangan mereka di berbagai entitas. Fungsi utamanya adalah:
- Konsolidasi Laporan Keuangan di seluruh anak perusahaan/perusahaan tambahan atau unit bisnis
- Pengecualian perdagangan antar perusahaan untuk menghindari penghitungan ganda
- Menggunakan prinsip akuntansi yang seragam, apakah IFRS atau GAAP
- Memproduksi laporan tingkat kelompok untuk audit atau regulator internal dan eksternal
- Mempercepat penutupan Anda di akhir bulan dan akhir tahun
Jenis perangkat lunak ini juga diprogram untuk mengotomatisasi pekerjaan konsolidasi berulang, menghilangkan kesalahan manual, dan menghasilkan keuangan yang akurat dan siap audit.
Siapa yang membutuhkannya dan mengapa
Perangkat lunak konsolidasi keuangan tidak terbatas pada raksasa perusahaan – semakin penting untuk:
- Perusahaan Multinasional Mengelola berbagai anak perusahaan lintas batas
- Perusahaan ekuitas swasta dengan portofolio yang beragam
- Jaringan waralaba dengan unit semi-otonom
- Startup pertumbuhan tinggi mempersiapkan akuisisi, IPO, atau audit VC
- Organisasi yang berurusan dengan banyak mata uang, rezim pajak, atau sistem ERP
Tujuannya? Untuk menjauh dari upaya konsolidasi spreadsheet yang berat dan manual menuju proses penutupan keuangan yang dapat diskalakan, otomatis, dan aman.
Pendekatan berbasis cloud
Apa itu perangkat lunak konsolidasi keuangan cloud?
Perangkat lunak konsolidasi keuangan berbasis cloud di-host di server jarak jauh dan diakses melalui Internet. Biasanya ditawarkan melalui model perangkat lunak-sebagai-layanan (SaaS), di mana bisnis membayar biaya berlangganan berulang daripada berinvestasi dalam perangkat keras dan infrastruktur.
Platform ini biasanya:
- Dikelola oleh penyedia pihak ketiga, memastikan pembaruan, pemeliharaan, dan keamanan
- Dapat diakses dari mana saja, memungkinkan tim keuangan multi-lokasi berkolaborasi secara real time
- Scalable, dengan fleksibilitas untuk tumbuh bersama bisnis
Pro model cloud
Solusi cloud menawarkan beragam manfaat yang menarik bagi organisasi modern yang didistribusikan:
- Biaya dimuka yang lebih rendah – tidak perlu infrastruktur mahal atau server internal
- Pembaruan Otomatis – Penyedia meluncurkan fitur baru dan tambalan kepatuhan dengan mulus
- Aksesibilitas Global – Ideal untuk tim jarak jauh atau perusahaan multinasional
- Bencana Pemulihan Bencana-Sistem cloud umumnya didukung oleh redundansi yang kuat
- Implementasi yang lebih cepat – Sebagian besar model SaaS dapat digunakan dalam beberapa minggu
Beberapa solusi mengintegrasikan kedua proses untuk perusahaan yang ingin merampingkan akun yang dibayarkan bersama konsolidasi keuangan. Contoh yang kuat adalah perangkat lunak konsolidasi keuangan yang menghubungkan tugas konsolidasi dengan alur kerja AP otomatis, menawarkan rangkaian operasi keuangan yang lebih terpadu.
Potensi kelemahan
Terlepas dari kelebihannya, perangkat lunak berbasis cloud bukan tanpa masalah:
- Biaya berlangganan yang sedang berlangsung-dari waktu ke waktu, biaya dapat melampaui biaya lisensi satu kali dari perangkat lunak on-prem
- Ketergantungan Internet – Masalah konektivitas untuk sementara waktu dapat membatasi akses
- Data Residency and Kepatuhan-Dalam industri dengan undang-undang lokalisasi data yang ketat, menyimpan data keuangan sensitif pada server pihak ketiga mungkin bermasalah
- Batasan Kustomisasi-Beberapa platform SaaS menawarkan lebih sedikit opsi kustomisasi daripada solusi on-prem
Pendekatan di tempat
Apa itu perangkat lunak keuangan di lokasi?
Solusi di tempat dipasang secara lokal di server perusahaan dan dikelola oleh tim TI internal. Sistem ini menawarkan kontrol penuh atas data, infrastruktur, dan kustomisasi perangkat lunak.
Model ini secara tradisional disukai oleh:
- Industri yang sangat diatur (misalnya, perbankan, pertahanan)
- Perusahaan besar dengan departemen TI yang berdedikasi
- Organisasi memprioritaskan kedaulatan data dan hosting internal
Keuntungan dari penyebaran On-Prem
Untuk beberapa perusahaan, di tempat masih memberikan keunggulan strategis yang signifikan:
- Kontrol Data Lengkap-Tidak Ada Akses atau Penyimpanan Pihak Ketiga
- Kustomisasi mendalam – alur kerja, integrasi, dan antarmuka pengguna yang disesuaikan
- Tidak ada biaya berulang – satu biaya lisensi tunggal (ditambah pemeliharaan) alih -alih langganan yang sedang berlangsung
- Ketersediaan offline – Tidak ada ketergantungan pada akses internet
Ini bisa sangat berharga bagi perusahaan dengan kebijakan internal yang ketat seputar penggunaan perangkat lunak dan penanganan data.
Kerugian untuk dipertimbangkan
Namun, model on-prem membawa tantangannya sendiri:
- Biaya awal yang lebih tinggi – perangkat keras, implementasi, dan kepegawaian TI dapat bertambah dengan cepat
- Waktu penyebaran yang lebih lama – minggu atau bulan mungkin diperlukan untuk mengkonfigurasi sistem sepenuhnya
- Tanggung jawab pemeliharaan – semua pembaruan, tambalan, dan langkah -langkah keamanan jatuh pada tim internal Anda
- Skalabilitas Terbatas – Menambahkan pengguna atau penyimpanan mungkin memerlukan peningkatan perangkat keras
Perusahaan harus menilai apakah mereka memiliki infrastruktur teknis dan sumber daya manusia yang diperlukan untuk mendukung pendekatan ini secara berkelanjutan.
Faktor perbandingan utama
Saat memilih antara cloud dan perangkat lunak konsolidasi keuangan di lokasi, penting untuk mengevaluasi keputusan Anda berdasarkan prioritas strategis, bukan hanya spesifikasi teknis. Berikut adalah poin perbandingan utama untuk memandu pilihan Anda:
Keamanan dan kepatuhan
- Cloud: Vendor SaaS terkemuka berinvestasi besar-besaran dalam infrastruktur keamanan, termasuk enkripsi, kontrol akses, dan pemantauan waktu nyata. Namun, undang -undang residensi data di UE atau yurisdiksi lainnya mungkin mensyaratkan bahwa data keuangan sensitif tetap berada di lokasi tertentu.
- Di tempat menawarkan kontrol penuh atas data, membuatnya cocok untuk organisasi yang beroperasi di bawah kerangka kerja peraturan yang ketat. Namun, ini juga berarti Anda menanggung beban penuh untuk mempertahankan kepatuhan dan bertahan terhadap pelanggaran.
Pertimbangan biaya
- Cloud: Biasanya investasi dimuka lebih rendah tetapi melibatkan biaya bulanan atau tahunan yang berulang. Biaya dapat skala saat Anda menambahkan pengguna, modul, atau penyimpanan.
- Di tempat membutuhkan pengeluaran modal awal yang lebih tinggi untuk perangkat keras, lisensi, dan implementasi. Namun, jika perangkat lunak ini digunakan selama bertahun-tahun tanpa peningkatan yang sering, itu bisa lebih hemat biaya dari waktu ke waktu.
Kinerja dan waktu kerja
- Cloud: Sebagian besar vendor menawarkan jaminan uptime (SLA) dan infrastruktur terdistribusi leverage untuk ketersediaan tinggi. Namun, kinerja dapat bervariasi berdasarkan konektivitas atau wilayah internet.
- On-Prem: Menawarkan kinerja yang konsisten dalam lingkungan lokal Anda tetapi dapat menderita downtime karena kegagalan perangkat keras, pembaruan, atau kendala sumber daya.
Kustomisasi dan Integrasi
- Cloud: Lebih mudah diintegrasikan dengan alat cloud lainnya (ERP, CRM, AP Automation) tetapi mungkin memiliki opsi kustomisasi yang terbatas.
- On-Prem: Lebih fleksibel untuk kustomisasi, terutama untuk alur kerja yang kompleks atau fitur khusus industri, tetapi seringkali membutuhkan waktu pengembang dan siklus perubahan yang lebih lama.
Skalabilitas dan bukti masa depan
- Cloud: Dengan mudah diukur. Tambahkan entitas, pengguna, atau daerah baru tanpa sakit kepala infrastruktur.
- On-Prem: Penskalaan sering membutuhkan peningkatan infrastruktur manual, yang bisa mahal dan memakan waktu.
Mana yang tepat untuk bisnis Anda?
Tidak ada jawaban universal. Pilihan terbaik tergantung pada struktur perusahaan Anda, rencana pertumbuhan, kebutuhan kepatuhan, dan sumber daya internal.
Pertanyaan untuk ditanyakan sebelum memutuskan
- Apakah kami lebih suka biaya modal (CAPEX) atau biaya operasional (OPEX)?
- Apakah kita beroperasi di lingkungan yang sangat diatur dengan undang -undang residensi data yang ketat?
- Seberapa lengkap tim TI kami untuk mempertahankan perangkat lunak dan infrastruktur?
- Apakah perusahaan Anda akan menambah entitas atau berkembang secara global dalam 12-24 bulan ke depan?
- Seberapa penting kompatibilitas pekerjaan jarak jauh atau hibrida?
Opsi hibrida dan alternatif
Beberapa bisnis memilih pendekatan hibrida untuk menyeimbangkan keamanan dan aksesibilitas:
- Solusi Cloud Pribadi: Host di luar lokasi tetapi terisolasi dari lingkungan cloud publik untuk keamanan yang ditingkatkan
- Model on-prem yang di-host: Pihak ketiga menjadi host sistem on-prem Anda di pusat data khusus
- Perangkat lunak cloud dengan mode offline: memberikan fleksibilitas cloud sambil memungkinkan operasi terbatas tanpa akses internet
Strategi tengah-tengah ini dapat menjadi jembatan yang cerdas bagi bisnis yang belum siap untuk berkomitmen untuk satu model sepenuhnya.
Kasus penggunaan dunia nyata
Memahami bagaimana bisnis yang berbeda mendekati keputusan ini dalam praktik dapat membantu mengklarifikasi pro dan kontra dalam pengaturan dunia nyata.
Kasus 1 – Pengecer multinasional memilih cloud untuk kelincahan
Rantai ritel Eropa yang beroperasi di lebih dari 15 negara beralih ke solusi konsolidasi keuangan berbasis cloud untuk mengelola berbagai mata uang, entitas, dan yurisdiksi pajak.
Mengapa Cloud Bekerja:
- Tim keuangan lintas batas dapat mengakses platform secara bersamaan
- Pembaruan kepatuhan secara otomatis diluncurkan di semua wilayah
- Perusahaan meningkatkan dengan cepat ke dua pasar baru tanpa biaya infrastruktur tambahan
Solusi cloud juga terintegrasi dengan sistem AP dan ERP mereka, merampingkan segala sesuatu mulai dari faktur hingga pelaporan.
Kasus 2-Perusahaan Keuangan memilih di tempat untuk kepatuhan
Penyedia jasa keuangan yang berbasis di Swiss memilih sistem di tempat karena undang-undang kedaulatan data yang ketat dan kebijakan TI internal.
Mengapa On-Prem masuk akal:
- Data keuangan sensitif disimpan secara lokal dan tidak pernah ditransmisikan ke server pihak ketiga
- Kustomisasi penuh diperlukan untuk memenuhi standar pelaporan internal
- Perusahaan memiliki departemen TI di rumah yang kuat yang sudah mengelola infrastruktur inti lainnya
Sementara penempatan memakan waktu lebih lama, itu selaras dengan kewajiban peraturan dan standar keamanan perusahaan.
Kasus 3-Startup yang berkembang bermigrasi dari on-prem ke cloud
Startup SaaS berukuran sedang awalnya menerapkan alat konsolidasi on-prem. Keterbatasan menjadi jelas ketika perusahaan diperluas secara internasional dan mengadopsi pekerjaan jarak jauh, keterbatasan menjadi jelas.
Mengapa mereka bermigrasi ke cloud:
- Perlu akses di luar lingkungan kantor
- Meningkatnya biaya dukungan TI dan pemeliharaan sistem
- Meningkatkan jumlah anak perusahaan yang membutuhkan konsolidasi pelaporan yang lebih cepat
Perpindahan ke cloud membantu perusahaan memangkas waktu tutup keuangannya menjadi dua dan membuat investor melaporkan jauh lebih gesit.
Kesimpulan
Memilih antara cloud dan perangkat lunak konsolidasi keuangan di lokasi bukan hanya keputusan teknologi-itu adalah keputusan yang strategis. Setiap model menawarkan keunggulan yang jelas tergantung pada ukuran bisnis, industri, lintasan pertumbuhan, dan lingkungan kepatuhan Anda.
Ini rekap cepat:
- Pilih cloud jika Anda menghargai fleksibilitas, kecepatan, dan kemudahan akses untuk tim terdistribusi
- Pilih On-Prem jika Anda membutuhkan kontrol absolut, kustomisasi mendalam, dan memiliki infrastruktur untuk mendukungnya
- Pertimbangkan model hibrida jika kebutuhan Anda jatuh di antara keduanya
Pada akhirnya, solusi yang tepat adalah yang mendukung tujuan jangka panjang Anda, mengintegrasikan dengan mulus ke dalam ekosistem yang ada, dan membantu tim keuangan Anda lebih sedikit fokus pada tugas-tugas manual dan lebih banyak tentang dampak strategis.